一、系统概况
    “中联海华合同管理系统(HHCMS)”软件是满足各行各业的企业对合同进行全方位式管理、跟踪式管理、智能式管理的一个软件，涵盖合同管理相关的销售人员、采购人员、财务人员、合同签订人员、合同审核法律人员、企业领导、决策管理人员等各对象的使用要求。通过使用该合同管理系统软件，能够规范企业的合同管理，监督企业的合同执行，透明企业的合同评估。能够帮助企业降低运作成本，提高工作效率，树立企业良好的社会形象，并带来一定的经济效益。
    全方位式管理：即对合同进行全生命周期式的管理，包括了合同管理过程中的所有环节，从合同起草、合同签订，到合同的执行，乃至合同执行完毕后的合同评估分析、合同归档，等等，“中联海华合同管理系统(HHCMS)”软件能对合同相关这一系列的所有过程进行全方位的管理，涵盖了合同生命周期的各个阶段，系统对各个阶段的划分非常详细，能随时查看每个合同执行到哪个阶段，以便对合同能进行实时的监督和掌握。
    跟踪式管理：在对合同进行全方位式管理的基础之上，系统进一步深化了合同的追溯功能，即能对合同管理相关的人员、客户、金额进行串联式的路径跟踪管理，合同执行的过程中，能对合同执行的每个阶段进行跟踪。如：对任意一个采购合同，能跟踪到这个合同的每次付款情况（何人付款、何时付款、付款多少、收款单位是谁等）；对任意一个销售合同，能跟踪到客户与企业的所有往来情况，并能对这个客户的信誉度进行分析、评估。
    智能式管理：“中联海华合同管理系统(HHCMS)”软件不仅仅是一个替代手工管理的软件，而是一个智能式的好助手。这主要体现在两个方面：
    a)实时的提醒功能：系统能根据合同的签订情况，及时的提醒相关人员进行下一步的工作。如销售合同，能根据合同的执行情况，能每次及时的提醒销售员收款。
    b)智能的分析功能：系统能对合同的执行情况进行分析，能对客户或供应商的信誉进行分析，以便及时的反馈到企业的决策人员，降低企业的风险，保障合同的良好执行。
二、功能特色
    “中联海华合同管理系统(HHCMS)”软件的功能非常强大，能适应各行各业的企业使用，是集合同、付款、回款、服务、客服等管理功能为一体的系统，具体包括了以下的功能模块，每个企业可以根据自己的需要选择部分或全部功能：
    1.系统初始化
    系统初始化主要是定义配置系统运行时所需要的各种参数、代码等信息，主要包括以下设置：
    a)企业信息管理：设置企业的名称、地址、电话、法人、开户行、开户名称等基本信息。
    b)合同类别管理：可以根据自己企业需要自定义合同的类别，在统计中的统计数据也会自动跟据合同类别的变动而更改，如销售合同、采购合同、合作协议、其它等。
    c)发票类别管理：包括对各种发票进行定义，如普通发票、增值税发票等。
    d)支付方式管理： 包括各种支付方式，如现金支票、转账支票、电汇、现金等方式。
    2.合同管理
    合同管理模块包括了企业所有类型的合同，如采购合同、销售合同、合作协议、其它合同等。
    合同管理模块包括了合同的基本信息管理、合同的变更/补充/终止管理、合同的执行管理、合同的跟踪管理、合同打印等功能，具体如下：
    a)合同创建：输入合同的基本信息，包括合同名称、合同类型、合同说明、资金计划、收款/付款批次、收款/付款时间、交货计划、合同附件等；在合同创建完毕后，可以提交，自动进行合同审批流程。在未提交之前，可以对创建的合同进行修改、删除等操作。
    b)合同执行：合同审批完成后，自动进入合同执行阶段，也可以进行人工设置修改合同的状态，把合同设置为不同的状态：未执行、执行中、已变更、已终止和已结束；在不同的执行阶段，均可以输入相关的合同进度信息，如交付货物的情况、发票交付情况等，以便对合同进行跟踪和监督。
    c)合同变更：对合同的内容进行无限制的变更，并保留变更的历史痕迹，以便对合同历史版本进行追溯、比较。
    d)合同查询：根据多种查询条件快速、准确找到合同资料，支持模糊查询，快速多字段查询、组合查询等；可以查看合同的详细信息。不但包含合同的基本信息，还包含合同下的客户信息、相关项目信息、收付款统计、发票和合同变更记录等，还可以查看合同的进度信息。
    e)合同信息排序：正逆序排列、合同列头显示、合同页面显示类型、合同分组显示、合同分页显示都可以实现动态设置。
    f)发票：由财务来确认发票的状态。可以添加，删除多种发票。
    g)合同导出： 将系统内的合同资料导出EXCEL形式的文件。
    h)合同打印： 可自定义打印内容。
    3.财务管理
    财务管理是对围绕合同所发生的资金流的各种帐务管理。每一笔业务合同签订后，能够自动生成财务各种帐册。财务管理主要包括：收款管理、付款管理、资金计划管理、合同结算管理等功能模块。
    a)收款管理：收费管理主要是企业签订的销售合同中的收费管理，对每次收款进行登记备案，能根据合同的执行情况及时的提醒相关人员及时的进行收款。
    b)付款管理：付款管理主要是针对企业签订的采购合同中的付款进行管理，包括编制由采购部门编制的付款申请单，经财务部门领导和企业领导进行审批的相关流程。能根据合同信息自动编制付款凭单，并提交进行相关审批。
    c)查询项目合同付款信息，核对付款凭证并付款、录入合同付款金额和时间。
    d)按供应商、项目查询合同收付情况，统计累计应收款、应付款金额。
    e)按时间段统计应收、应付合同清单。
    f)按时间段或定期提示财务人员和采购部门合同管理员应收、应付合同清单。
    g)资金计划管理：能根据合同自动形成资金计划或资金申请单，然后人工可以修改或调整。
    h)合同结算管理：对每个合同执行完毕后，能进行相关的统计分析，如收款/付款的总额是否跟合同一致，合同的执行情况，合同的完成周期等。
    4.客户管理
    客户管理模块包括企业销售合同、采购合同、其它合同、协议等企业所有合同中相关的客户、供应商、合作伙伴等信息的功能。
    a)客户的管理将是一个全面的、动态的管理，随时都可能对客户的信息进行维护，主要指下列情况发生时：
    增加新的客户或客户的基本信息发生改变；
    增加新的客户产品或客户产品的基本信息发生改变；
    客户与企业发生业务往来时；
    5.档案管理
    档案管理主要是对合同文件、合同相关的附件、客户资料等资料进行归档，完全按照国家相关的档案管理法来进行管理，包括纸质文档的管理、电子文档的管理、视频资料的管理、影像资料的管理等。具体功能有：档案整编，建立档案标识、索引等工作，可根据不同需求、不同权限进行统计、分类、查询、查阅、借阅。
    6.查询统计
    查询统计可以将系统中所有信息组织、分类，根据需要生成各种统计报表。查询的各种报表都能实现数据标的软、硬拷贝和数据表导出、导入（接口Excel）,同一表的任意字段具有统计、排序（升、降序排列）、求和、求最大值、最小值、分类、汇总及自定义筛选功能。能实现库存（数据库）任意表的任一字段的联合查询，生成一个所需综合信息表。
    综合查询支持模糊查询、全文检索、关联查询、组合查询等多种方式。
    7.系统管理
    系统管理能完成对系统各种适应性参数进行设置，以保证系统适用于客户的具体情况，满足客户的实际业务需求。具体包括以下功能：
    a)用户管理：对每个操作员及其密码、权限进行管理
    b)用户组管理：对特定的用户群设置为用户组进行管理
    c)组织机构管理：对企业的组织机构进行设置
    d)角色管理：即权限的集合，可以对特定的某些权限进行组合管理，方便给操作员授权
    e)权限管理：对系统的每个权限进行设置和定义
    f)代办事宜管理：系统的智能提醒功能
    g)工作流管理：对系统的各个流程进行定义和配置
    h)数据备份/恢复
    i)日志管理
三、技术特色
    a)系统全面采用B/S结构，基于最先进的J2EE技术，系统只需在服务器端安装，客户端无需安装任何软件，通过浏览器Internet Explorer即可运行。
    b)系统界面美观，操作简单，方便易用，采用类似于Windows操作系统的界面，符合操作者的使用习惯。
    c)基于工作流技术，实现处理流程自定义，如合同审批流程、付款审批流程等。通过自定义流程，可以使合同起草、合同复核、合同审批等环节能实现自动的在线流转和操作，而且这些流程可以灵活的根据企业的组织机构特点进行配置和调整，全面支持用户在任何需要的时候增加、修改流程步骤，重新设定流程走向，使系统能够适应企业任何时候的业务变化而无需修改程序。
    d)灵活性，各种系统设置使得系统能真正适应各具体单位的使用，包括审批流程完全自定义；支持多级部门、集团级企业的使用。
    e)安全保密性，系统具备完善的内部控制机制、权限控制机制和安全保密机制，可有效防止数据作弊和数据泄密，完善的授权访问控制，不同权限的人能看到不同的信息，确保企业合同信息的保密和安全，保证整个系统具有强大的安全性。
    f)办公自动化，待办事宜提醒，提示当前操作人员需要处理的业务，并可直接链接相应处理单元，事务提示的刷新时间可由各用户可自行调节。
    g)强大的综合查询、报表统计功能，系统可以基于任意条件的组合查询、模糊查询，查询统计的结果可以进行图形显示、报表显示，也可以进行打印输出，或者输出为EXECL电子表格，功能非常强大，方便灵活。